توسعه فردی یا رشد شخصی ابعاد مختلفی دارد. یکی از مهمترین موارد در توسعه فردی و مدیریت زندگی، مدیریت زمان به صورت موثر و کاراست.

در این مطلب نکاتی مهم و ساده را برای مدیریت زمان یاد میگیرید.

این برش کوتاه از فیلم “پاپیون” را حتما ببینید و بهش فکر کنید!

مقدمه (جدید) در مورد مدیریت زمان

مدیریت زمان مدیریت خودمان است. و اولویت بندی کارهامون که باعث میشه کارهای کم اهمیت و بی ارزش در آخر لیست کارهامون قرار بگیره و در طول زمان حذف شود. چون ما آدمها محدودیت زمان، توانایی، دانش، ابزار داریم.

مدیریت زمان، هنر ایجاد خلا است تا ذهن جایش را با بهتر پر کند

مدیریت زمان موثر و کارا

زمان سرمایه ای بسیار گران و غیرقابل بازگشت است. باید از زمان و عمر به بهترین شکل ممکن استفاده شود.

مدیریت زمان مجموعه ای از مهارتهایی هست که به شما برنامه ریزی، تصمیم گیری، اولویت دهی در کارها، و حذف کارهای زائد کمک میکند.

یکی از مهمترین موضوعات برای موفقیت هر کسب و کاری نیز مدیریت زمان است. موارد زیادی برای مدیریت زمان درست برای رسیدن به اهداف وجود دارد. شما جزو کسانی هستید که به این موضوع اهمیت میدهید و این نوشته را مطالعه میکنید، پس اجازه دهید شروع کنیم.

تعریف مدیریت زمان

مدیریت زمان یعنی مدیریت اولویت،انجام سریع و صحیح و ارزیابی مستمر

در ابتدا با توصیه های مهم در مورد زمان آشنا میشویم.

کاری را انجام دهید که به آن اشتیاق دارید

این نکته ساده به شما میگوید که اگر کاری را که به آن علاقه دارید را انجام دهید، کارتان، تفریح شما نیز میشود و لذا با اشتیاق کارهای روزانه را دنبال میکنید و سریعتر آنها را انجام می دهید.

البته برای مدیریت زمان و به دست آورن زمان بیشتر این به تنهایی کافی نیست و باید نکات بعدی را نیز در نظر بگیریم.

اولویت کارهایتان را مشخص کنید

مهمترین کارهایتان را برای رسیدن به اهداف کسب و کارتان انتخاب کنید. کارهایی مثل:

• برگزاری جلسات کاری
• طوفان فکری و
• ایده پردازی
• ملاقاتهای مهم
• کارهای اداری مهم
• و موارد دیگر ..

اولویت بندی کارها و تصمیم گیری برای حذف کارهای زائد، کار زیاد راحتی نیست. اما اگر قبلا هدف گزاری درست برای زندگی و کسب و کارتان انجام داده اید و با روش صحیح تصمیم گیری سریع، آشنا هستید، این کار برایتان راحت خواهد بود.

علی علیه السلام فرمودند: «من اشتغل بغیر المهم ضیع الاهم; ⁽³⁾ کسی که به امور غیر مهم بپردازد، مسائل مهم تر را ضایع می سازد .»

از زمانهای مرده ی خود برای انجام کارهای کم اهمیت مثل چک کردن ایمیلها، چک کردن تلگرام و شبکه های اجتماعی استفاده کنید. کارهای این دسته بیشتر عبارتند از :

• چک کردن ایمیل
• به روزرسانی تقویم
• به روزرسانی چک لیست کارها در نرم افزار مدیریت زمان
• و کارهای مشابه

اقدام کنید و منتظر نمانید

انتظار برای پاسخ و عکس العمل از طرف مشتری باعث اتلاف زمان زیادی میشود. لذا خود اقدام کنید و با مشتری تماس بگیرید و کار مهم را پیگیری کنید.

نباید کارهایتان را با برنامه شرکتها و افراد دیگر بنیان گزاری کنید. زیرا بیشترین اتلاف زمان برایتان به وجود می آید.

یک راز مهم برای رسیدن به کسب و کار موفق این است که هرگز در یک نکته متوقف نشوید و سریع و بدون تعلل تصمیم گرفته و اقدام کنید، مخصوصا در زمان راه اندازی کسب و کار.

در فلج تحلیل یا انتظار گیر نکنید!

برای کاری زمان صرف کنید که به افزایش سرمایه کمک میکند

نیاز به توضیح نداره چون خودتون این را میدانید که زمان غیرقابل بازگشته و گرانترین سرمایه که با آن میشه هر چیزی به دست آورد.

از فناوری ها و ابزارها برای مدیریت زمان استفاده کنید

مثلا استفاده از نرم افزار یادآوری و مدیریت کارها روی گوشی، در مدیریت زمان خیلی کمک میکند. در لینک مقابل میتوانید با چند نرم افزار آشنا شوید: “بهترین نرم افزار مدیریت کارها در گوشی”

ابزارهای دیگری نیز وجود دارد که انجام کارهای زمان بر را بسیار آسان و کوتاه میکند. به زودی برخی از این ابزارها را براتون معرفی میکنم.

استفاده از قانون 10-20-30-40

این قانون میگوید، 40% زمانتان را برای کاری صرف کنید که بیشترین اولویت را برایتان دارد.

30 درصد از زمان را برای اولویت دوم و 20 درصد را برای اولویت سوم در نظر بگیرید

فقط 10 درصد زمانتان برای کارهای دیگر صرف کنید.

این قانون میگوید روی 3 اولویت مهم تر در زندگی تمرکز کنیم و خود این 3 اولویت را نیز اولویت بندی کنید و برای کارهای دیگری زمان کمتری را صرف کنید.

امام علی علیه السلام فرمودند: «ان رایک لا یتسع لکل شی ء ففرغه للمهم; ⁽⁴⁾ فکر تو وسعتی که همه امور را فرا بگیرد ندارد، پس آن را برای امور مهم فارغ بگذار .»

سه اولویت مهم خود را مشخص کنید

قبلا در نوشته ای در وب سایت توصیح دادم که بیشتر چه عواملی باعث توقف شما در زندگی میشود. حتما از مواردی که در زندگی شما توقف یا عدم حرکت به سمت هدف ایجاد میکند اجتناب کنید.

در هر هفته فقط 3 کار را دنبال کنید نه بیشتر.

بسیاری از افراد در اولویت بندی مشکل دارند زیرا در تصمیم گیری، زیاد، تعلل میکنند. زودتر تصمیم بگیرید.

سه اولویت اول خودتان را نیز اولویت بندی کنید

همونطور که در قانون 10-20-30-40 در مدیریت زمان و کارها گفته شد کار مهم اول، دو برابر کار اولویت سوم زمان نیاز دارد.

برای کارهای غیر از 3 اولویت اول فقط 10% زمان

برای کارهای کم اهمیت فقط یک دهم زمانتان را صرف کنید. برای این 10 % دوبخش وجود دارد: اول اینکه 10% صرف زمان برای کارهای پیش بینی نشده در نظر بگیرید. دوم اینکه، بدانید آن کارها فقط همین مقدار اهمیت دارد.

8 نکته مهم در مورد مدیریت زمان

1- زمان را نیمتوان مدیریت کرد

بلکه تنها خودتان را میتوانید مدیریت کنید. 24 ساعت را ..

2- کارهای زیاد برای انجام و زمان ناکافی جملاتی فریبنده هستند

هر بار که این جملات را تکرار میکنید فقط بهانه میاورید

3- اولویت زیاد به معنی، اولویت نداشتن است

اولویت ها تعداد کمی از وظایف اصلی هستند که ارزش توجه بالایی دارند. اگر اولویت های زیادی دارید پس انتخاب و حرکتی نخواهید داشت و به هیچ کدام از آنها نیمرسید.

به یاد داشته باشید که بیش از 3 اولویت در لیست کار روزانه تان نباشد. در غیر اینصورت احتمال از دست دادن همه آنها زیاد می شود.

4- هر چقدر اولویتها زیاد شود، نتیجه ها کمتر می شود.

اگر 2 تا 4 اولویت اصلی داشته باشید، 2 تا 3 وظیفه را تکمیل خواهید کرد احتمال نتیجه گرفتن از 2 تا 3 تای آنها زیاد است. و اگر بین 4 تا 10 اولویت داشته باشید احتمال نتیجه گیری فقط از 1 یا 2 تا وجود دارد. و اگر بیش از 10 اولویت دارید احتمالا نتوانید هیچ کدام از آنها را کامل کنید.

وقتی اولویهای زیادی دارید مجبور می شوید از یک کار به کار دیگری بپرید و تمرکز نداشته باشید و متعاقبا، نتیجه کار و موثری نخواهید گرفت.

5- برای برآوردهای لیست انجام کارتان برآورد زمانی داشته باشید

تمام کارهایی که باید انجام دهید را در لیست بنویسید و برای هر کدام برآورد زمان لازم را بنویسید.

نگران این نباشید که زمان انجام کار بیشتر از آنچه برآورد کرده اید باشد. مطمئن باشید کارهای اولویت داده شده را میتوانید سریعتر و متمرکزتر انجام دهید.

6- هر چقدر هم لیست طولانی باشد باز ناقص باشد

ساعتهای زیادی در روز وجود ندارد ..

7- همه ی کارها را نمی توان کامل انجام داد

اگر این باور را داشته باشید که باید همه کارها را کامل انجام دهید فردی ناامید و با تاثیرگزاری کم خواهید بود. و اگر همه چیز را انکار کنید از تصمیم گیری های سخت اجتناب خواهید کرد.

8- از 6 راه مقابله با کارهای اضافی، اکثر مردم، راهی را انتخاب میکنند که تاثیر کمتری دارد.

گزینه اول – انجام هر چه بیشتر کارها: این گزینه، تصوری آرزومندانه و واهی هست، مگر اینکه، شما راهی جدید و سریع برای کارهای کم تاثیر خود پیدا کنید

گزینه دوم – به تعویق انداختن: برخی از کارها، اهمیت کمتری دارند و میتوانید بعدا انجام دهید. انجام آنها را به بعد موکول کنید.

گزینه سوم – به انجام برخی کارها در حد خوب کفایت کنید. قرار نیست تمام کارها را عالی و کامل انجام دهید. قبل از انجام هر کاری از خود بپرسید این کار تا چه حد باید خوب انجام شود.

گزینه چهارم – نادیده گرفتن.
کارهایی که عادت شده و تاثیری ندارد را نادیده بگیرید

گزینه پنجم – برون سپاری. اکثر مردم کارهایی را انجام میدهند که جزو اولویتهای اصلی کار خودشان نیست. حتما باید این کارها را به افراد دیگر سپرد

گزینه ششم – بی توجهی به انجام یکی از 5 گزینه اول. اکثر افراد این گزینه را انتخاب میکنند برای کارهای بیش از حد که کم اثرترین روش است. هر یک از 5 گزینه اول تصمیم آگاهانه برای مدیریت کارهای بیش از حد است.